Nach dem Zuschlag

Vor dem Zuschlag: Information und Wartefrist

Im EU-Verfahren informiert der Auftraggeber die Bieter, die nicht zum Zuge kommen sollen, bevor er den Zuschlag erteilt. Die Information nennt das Unternehmen, das den Auftrag erhalten soll, die Gründe für die Ablehnung und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Danach wartet der Auftraggeber 15 Kalendertage, bei Versand per E-Mail oder Fax 10 Kalendertage (§ 134 GWB). Unterhalb der Schwellen hängt das vom jeweiligen Land ab.

Was Sie erfahren

Im EU-Verfahren muss der Auftraggeber auf Ihren Antrag in Textform spätestens nach 15 Tagen unter anderem die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots nennen (§ 62 Abs. 2 VgV). Fragen Sie nach, auch wenn Sie gewonnen haben: Die Punkte je Kriterium zeigen, wo Ihr Angebot stark war.

Wenn Sie einen Fehler vermuten

Im EU-Verfahren ist eine Rüge Voraussetzung für die Nachprüfung, und sie ist an Fristen gebunden (§ 160 Abs. 3 GWB):

• Einen erkannten Verstoß rügen Sie innerhalb von zehn Kalendertagen beim Auftraggeber.
• Verstöße, die schon aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, rügen Sie bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist.
• Hilft der Auftraggeber nicht ab, bleiben 15 Kalendertage für einen Antrag bei der Vergabekammer.

Lassen Sie sich in diesem Fall rechtlich beraten. Die Fristen sind kurz, und ein Nachprüfungsverfahren kostet Gebühren.

Nach dem Zuschlag

• Im EU-Verfahren veröffentlicht der Auftraggeber spätestens 30 Tage nach der Vergabe eine Vergabebekanntmachung (§ 39 VgV).
• Läuft die Bindefrist ab, ohne dass Sie den Zuschlag erhalten haben, sind Sie nicht mehr an Ihr Angebot gebunden. Oft bittet der Auftraggeber vorher, die Bindefrist zu verlängern.

Nachbereiten

Bewahren Sie zu jedem Verfahren auf:

• die abgegebene Fassung des Angebots und die letzte Arbeitsfassung,
• Anforderungen, Schnittstellen und erwarteten Umfang,
• Kalkulation, Preisaufbau und Aufwandsschätzung,
• Bieterfragen und Antworten, die Rückmeldung zur Wertung und eigene Hinweise für das nächste Mal.

Über mehrere Verfahren hinweg lohnt der Blick auf wenige Kennzahlen: Anteil gewonnener Verfahren, Zeit vom Eingang bis zur Abgabe, eigener Preis im Verhältnis zum Zuschlag, Erfolg je Region und je Auftraggeber und die häufigsten Gründe für Absagen.