Checkliste für die Abgabe

Inhalt und Form

• Alle Formvorgaben eingehalten: Dateiformat, Unterschrift, Seitenzahl, Sprache.
• Alle Pflichtfelder in Formblättern und Preisblatt ausgefüllt, Formblätter in Form und Inhalt unverändert.
• Preise geprüft: Preisblatt, Leistungsverzeichnis und Kalkulation stimmen überein.
• Datum und Wochentag in Anschreiben und Erklärungen stimmen.
• Alle Nachweise liegen vor und sind noch gültig.
• Die Dateien heißen so, wie die Unterlagen es verlangen.
• Letzte Änderungen und Antworten der Vergabestelle sind eingearbeitet; die Plattform ist kurz vor der Abgabe noch einmal geprüft.
• Nichts beigefügt, was nicht verlangt ist. Eigene Geschäftsbedingungen können als Änderung der Vergabeunterlagen gelten und zum Ausschluss führen (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).

Technik und Upload

• Zugang und Rechte im Vergabeportal geprüft.
• Bietertool oder Portal vorab ausprobiert, mit einem Probe-Upload.
• Browser, Bieterprogramm und, falls nötig, die elektronische Signatur geprüft.
• Erlaubte Dateiformate und Dateigrößen geklärt.
• Zeit für den Upload eingeplant, nicht erst in der letzten Stunde.

Nachweise früh anfordern

Manche Nachweise stellen andere Stellen aus. Fordern Sie sie an, sobald die Entscheidung für ein Angebot gefallen ist.

Planungswerte aus der Praxis, keine festen Fristen. Was gilt, steht in den Vergabeunterlagen; die Bearbeitungszeit der ausstellenden Stellen schwankt.

Rückwärts planen

Planen Sie ab der Angebotsfrist rückwärts, in Arbeitstagen. Wochenenden und Feiertage zählen nicht.

1. Abgabe (nicht am letzten Tag): 1 Arbeitstag
2. Puffer: 3 Arbeitstage
3. Finalisierung und Unterschriften: 3 Arbeitstage
4. Review: 2 Arbeitstage
5. Bearbeitung: die verbleibende Zeit, möglichst mindestens 5 Arbeitstage
6. Go/No-Go: 1 Arbeitstag
7. Unterlagen sichten: 1 Arbeitstag

Wenn das Portal streikt

1. Einen anderen Zugang oder einen anderen Rechner versuchen.
2. Den Betreiber des Portals sofort informieren, per Hotline oder Ticket.
3. Die Störung festhalten: Uhrzeit, Fehlermeldung, Bildschirmfoto.
4. Die Vergabestelle vor Ablauf der Frist schriftlich informieren.